KI-Assistent im Unternehmen:Welche Art passt,was er braucht

Ein KI-Assistent für Unternehmen ist ein Programm, das Anweisungen in normaler Sprache versteht und Büroarbeit übernimmt: E-Mails entwerfen, Besprechungen zusammenfassen, Unterlagen durchsuchen, Tabellen auswerten. Zu haben ist er in drei Formen, nämlich eingebaut in Office-Programme wie Microsoft Copilot oder Gemini in Google Workspace, als eigenständiger Chat wie ChatGPT oder als betriebseigener Assistent, den man auf die eigenen Abläufe zuschneidet. Welche davon zu Ihnen passt, ist aus unserer Sicht weniger eine Frage der Technik als eine von drei ganz praktischen Fragen: Wo werden Ihre Daten verarbeitet, was weiß der Assistent über Ihren Betrieb, und wer gibt am Ende frei, was er liefert?

Nikolai Schöbel und Jeremias Burger

Co-Founder der Scalableloops GmbH. Nikolai Schöbel verantwortet Online-Marketing und KI-Strategie, Jeremias Burger die KI-Architektur. Beide bauen und schulen KI-Systeme im eigenen Agenturalltag.

Welche Arten von KI-Assistenten gibt es für Unternehmen?

Im Mittelstand begegnen Ihnen drei Arten, die sich vor allem darin unterscheiden, wo der Assistent arbeitet, was er über Ihren Betrieb weiß und wo Ihre Daten verarbeitet werden.

In Office-Programme eingebaut. Microsoft Copilot steckt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams, Gemini in Google Workspace unter anderem in Gmail, Docs und Drive. Das hat einen handfesten Vorteil: Der Assistent arbeitet dort, wo Ihre Unterlagen sowieso liegen, und hält sich an die Zugriffsrechte, die Sie dort vergeben haben.

Eigenständige KI-Chats. ChatGPT und vergleichbare Dienste laufen im Browser oder als App. Eingerichtet sind sie schnell, nur kennen sie Ihren Betrieb eben bloß so weit, wie Sie ihnen Inhalte geben. Beim Datenschutz entscheidet hier vor allem eine Frage, nämlich ob Ihr Team mit einem Geschäftskonto arbeitet oder mit privaten Konten.

Betriebseigene Assistenten. Sie werden für einen bestimmten Betrieb eingerichtet, kennen dessen Leistungen, Vorlagen und Abläufe und arbeiten mit den Programmen, die dort ohnehin laufen, vom Postfach bis zur Warenwirtschaft. Zu Beginn ist der Aufwand höher, dafür richtet sich der Assistent nach Ihrer Arbeitsweise und nicht Ihr Team nach ihm.

Wie setzen Sie einen KI-Assistenten DSGVO-konform ein?

DSGVO-konform nutzen lässt sich ein KI-Assistent, wenn der Vertrag passt, die Einstellungen stimmen und im Betrieb geregelt ist, was erlaubt ist. Den Rahmen dafür beschreibt die Datenschutzkonferenz, also das Gremium der unabhängigen deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom 6. Mai 2024, die sich an Verantwortliche richtet, die Sprachmodelle und Chatbots einsetzen.

Nutzen Sie einen Assistenten aus der Cloud, verarbeitet der Anbieter Daten in Ihrem Auftrag, und die Datenschutzkonferenz geht in diesem Fall häufig von einer Auftragsverarbeitung aus. Dann brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Und arbeiten dürfen Sie nur mit Anbietern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten (Art. 28 Abs. 1 DSGVO).

Beim Einsatz von KI wird nach Einschätzung der Aufsichtsbehörden vielfach eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig sein, und dafür brauchen Sie Angaben des Anbieters dazu, wie sein System funktioniert. Achten Sie deshalb schon bei der Auswahl darauf, dass er diese Angaben auch herausgibt. Aus der Orientierungshilfe leiten sich die folgenden Punkte ab:

1. 01

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   Vertrag schließen

   Schließen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, bevor personenbezogene Daten in den Assistenten gehen.

2. 02

   02

   Training ausschließen

   Prüfen Sie, ob Ihre Ein- und Ausgaben zum Training verwendet werden und ob Sie das ausschließen können. Anwendungen, die das nicht tun, hält die Datenschutzkonferenz für vorzugswürdig.

3. 03

   03

   Betriebliche Konten nutzen

   Arbeitgeber sollen Konten und Geräte für die berufliche Nutzung stellen, statt Beschäftigte mit privaten Konten arbeiten zu lassen.

4. 04

   04

   Geschlossene Umgebung bevorzugen

   Systeme, in denen die Daten in einer abgegrenzten Umgebung bleiben und nur ein fester Personenkreis Zugriff hat, bewertet die Datenschutzkonferenz als vorzugswürdig.

5. 05

   05

   Regeln aufschreiben

   Legen Sie fest, welche Assistenten für welche Zwecke erlaubt sind. Beispiele für erlaubte und untersagte Einsätze machen die Regel greifbar.

Was braucht ein KI-Assistent, um im Betrieb wirklich zu helfen?

Ein Assistent ist genau so nützlich wie das, was er über Ihren Betrieb weiß und was er erreichen darf. Ein allgemeiner Chat kennt weder Ihre Leistungen noch Ihre Vorlagen, und vom Stand beim wichtigsten Auftrag weiß er schon gar nichts, also liefert er allgemeine Texte, die hinterher jemand mühsam anpassen muss. Den Unterschied machen drei Dinge.

1. 01

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   Wissen über den Betrieb

   Leistungen, Vorlagen, Ansprechpartner, Tonalität und die Regeln, nach denen Ihr Betrieb arbeitet. Je besser dieses Wissen gepflegt ist, desto weniger muss Ihr Team nachbessern.

2. 02

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   Zugriff auf Ihre Programme

   Postfach, Kalender, Ablage, Warenwirtschaft oder Shop. Erst mit Zugriff kann der Assistent einen Stand nachsehen, statt zu raten, und Ergebnisse dort ablegen, wo Ihr Team sie braucht. Freigegeben wird nur, was die Aufgabe erfordert.

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   Freigabe durch Menschen

   Der Assistent bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Alles, was Ihren Betrieb nach außen verpflichtet, also Angebote, Zusagen und Mails an Kunden, geht erst nach Prüfung hinaus.

Muss Ihr Team für den KI-Assistenten geschult werden?

Ja, wenn auch in angemessenem Umfang. Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der KI-Verordnung Betriebe, die KI-Systeme einsetzen, sich um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu kümmern, und zwar unabhängig von Branche und Größe und auch dann, wenn das Team bloß mit einem KI-Chat arbeitet. Seit dem 27. Juli 2026 gilt die Pflicht in geänderter Fassung: Sie müssen Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz unterstützen, schulden aber kein bestimmtes Niveau je Person. Ein Zertifikat ist ebenfalls nicht vorgeschrieben. Was das im Einzelnen heißt, steht im Beitrag zur KI-Schulungspflicht nach Artikel 4.

Die Datenschutzkonferenz empfiehlt unabhängig davon, Beschäftigte durch Schulungen, Leitfäden und Gespräche dafür zu sensibilisieren, ob und wie sie KI-Anwendungen nutzen dürfen. Auf einen KI-Assistenten übertragen heißt das: Wer damit arbeitet, sollte wissen, welche Daten hinein dürfen, wo der Assistent typischerweise danebenliegt und wer seine Ergebnisse freigibt.

In unserer KI-Schulung üben Teams genau das an ihren eigenen Aufgaben und mit dem Assistenten, den sie im Alltag einsetzen.