Referenz · JourF’x · 26.09.2026
Referenzen
JourF’x

JourF’x:Aus dem Gesprächwird das Protokoll

Videokonferenzen erzeugen Inhalt, aber kein Dokument. JourF’x bettet das Gespräch in einen Arbeitsablauf ein, von der Vorbereitung bis zur abgelegten Dokumentation. Hier lesen Sie, wie das funktioniert, wo KI hilft und was Datenschutz und Berufsrecht verlangen.

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Anfrage
Nikolai Schöbel und Jeremias Burger, Co-Founder Scalableloops

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Erst prüfen wir, ob das Vorhaben zu Ihrem Geschäftsmodell passt. Dann folgt ein Vorschlag mit Phasen und Aufwand.

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Referenz · JourF’x

JourF’x ist ein System für Videogespräche, in dem die Dokumentation direkt im Termin entsteht: Eine KI schreibt auf Wunsch mit, fasst in Echtzeit zusammen und legt das Protokoll dem richtigen Vorgang zu. Es richtet sich an medizinische Gutachter, Kanzleien, Behörden, Hochschulen und Unternehmen. Die fachliche Bewertung bleibt beim Menschen. Scalableloops begleitet das Projekt bei der KI-Umsetzung.

In Kürze
  • JourF’x deckt den ganzen Ablauf ab: Termin vorbereiten, Gespräch führen, Dokumentation ablegen.
  • Teilnehmer kommen über einen zeitlich begrenzten Code ins Gespräch, ohne Registrierung und ohne Passwort.
  • Die KI transkribiert, fasst zusammen und schlägt fachlich relevante Inhalte vor, die Verantwortung bleibt beim Menschen.
  • Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und protokollierte Zugriffe.
Veröffentlicht 26.09.2026Nikolai Schöbel und Jeremias BurgerLesezeit 7 min
Nikolai SchöbelJeremias Burger

Nikolai Schöbel und Jeremias Burger

Co-Founder der Scalableloops GmbH. Nikolai Schöbel verantwortet Online-Marketing und KI-Strategie, Jeremias Burger die KI-Architektur. Beide bauen und schulen KI-Systeme im eigenen Agenturalltag.

Auf dieser Seite
  1. Warum entsteht aus einer Videokonferenz noch kein Dokument?
  2. Wie verbindet JourF’x Gespräch und Dokumentation?
  3. Wo nimmt die KI den Beteiligten Arbeit ab?
  4. Was verlangen Datenschutz und Berufsrecht bei vertraulichen Gesprächen?
  5. Was können andere Organisationen aus dem Projekt lernen?
  6. Häufige Fragen
  7. So bringen Sie Gespräch und Dokumentation zusammen
  8. Woher die Angaben auf dieser Seite stammen
Ausgangslage

Warum entsteht aus einer Videokonferenz noch kein Dokument?

Ob Begutachtung, Mandantengespräch oder Anhörung: Das Gespräch findet heute oft per Video statt. Das Dokument dazu entsteht aber meist danach, von Hand, aus Notizen und Erinnerung. Das bindet Zeit, ist fehleranfällig und lässt sich später schwer nachprüfen.

Gerade dort, wo Gespräche rechtliche Folgen haben, reicht das nicht. Ein Gutachten, ein Aktenvermerk oder das Protokoll einer Anhörung muss dem richtigen Vorgang zugeordnet, vollständig und nachvollziehbar abgelegt sein. Wer dafür zwischen Videodienst, Textverarbeitung und Ablage wechselt, riskiert Lücken und Medienbrüche.

Dazu kommt die Vertraulichkeit. Ärzte, Rechtsanwälte und Amtsträger unterliegen der Schweigepflicht, Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Ein beliebiger Videodienst mit angehängtem Transkriptionswerkzeug passt dazu schlecht.

Lösung

Wie verbindet JourF’x Gespräch und Dokumentation?

JourF’x beschreibt sich auf seiner Website ausdrücklich nicht als klassische Videolösung, sondern als KI-gestützten Arbeitsprozess, von der Terminvorbereitung bis zur abgeschlossenen Dokumentation. Der Name verbindet Journal, also die Dokumentation, mit F’x für den Effekt.

Vor dem Termin bereiten Assistenzkräfte die Gespräche strukturiert vor. Stammdaten werden geprüft, Unterlagen zugeordnet, formale Voraussetzungen geklärt. Gutachter sehen so nur die fachlich relevanten Termine. Im Termin nehmen Teilnehmer über eine zeitlich begrenzte Einmal-PIN teil, ohne Registrierung, Passwort oder Installation. Das ist für ältere oder gesundheitlich eingeschränkte Menschen genauso gedacht wie für Zeugen oder externe Projektpartner. Nach dem Termin liegt die Dokumentation bereits vor, dem Vorgang zugeordnet, versioniert und auf Wunsch qualifiziert signierbar.

Das System trennt Rollen sauber: Assistenz organisiert und bereitet vor, Gutachter oder Juristen konzentrieren sich auf den Inhalt, die Administration behält den Überblick.

BereichTypisches GesprächWas JourF’x laut Website liefert
Medizin und Medizinischer DienstVideobegutachtungVorbereitete Termine, strukturierte Zusammenfassung, signierbare Dokumentation
Recht und JustizVerhandlung, MandantengesprächKontrollierter Zugang per Code, Unterstützung bei Protokollen und Aktenvermerken
Öffentlicher DienstBürgergespräch, AnhörungZuordnung zum Aktenzeichen, automatische Protokollerstellung
Hochschulen und ForschungMündliche Prüfung, ForschungsinterviewTranskription mit Zeitstempeln, Einwilligungsmanagement
UnternehmenProjektbesprechungZusammenfassung, erkannte Aufgaben und Entscheidungen
KI im Projekt

Wo nimmt die KI den Beteiligten Arbeit ab?

Die KI in JourF’x ist ein optionaler Assistent. Sie schreibt das Gespräch mit, erstellt in Echtzeit strukturierte Zusammenfassungen und schlägt fachlich relevante Inhalte vor. Laut Website filtert sie Füllwörter und Smalltalk heraus und hebt Fakten, Diagnosen oder Fristen hervor, aufbereitet nach den Gepflogenheiten der jeweiligen Branche.

Eine zweite Aufgabe ist die Recherche im Hintergrund. Wird im Gespräch ein Symptom oder ein Gesetz genannt, kann JourF’x passende Leitlinien oder Urteile einblenden. In Besprechungen von Unternehmen erkennt das System Aufgaben, Entscheidungen und Zuständigkeiten.

Entscheidend ist die Arbeitsteilung. Die Website betont an mehreren Stellen, dass die Verantwortung beim Gutachter, die juristische Bewertung beim Menschen und die inhaltliche Bewertung bei der Sachbearbeitung bleibt. Die KI dient der Entlastung. Das Ziel: Wer das Gespräch führt, kann zuhören und nachfragen, statt nebenher zu tippen. Wie Sie selbst Besprechungen mit KI dokumentieren, erklärt unser Ratgeber KI nutzen für Besprechungsprotokolle.

Recht

Was verlangen Datenschutz und Berufsrecht bei vertraulichen Gesprächen?

Schweigepflicht. § 203 des Strafgesetzbuchs stellt das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse unter Strafe, unter anderem für Ärzte und Rechtsanwälte. Die Vorschrift erlaubt, Geheimnisse gegenüber Personen zu offenbaren, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das dafür erforderlich ist. Wer einen Dienst für Gesprächsdokumentation nutzt, sollte deshalb klären, wie der Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.

Besondere Daten. Artikel 9 der DSGVO untersagt grundsätzlich die Verarbeitung von Gesundheitsdaten und lässt sie nur in genannten Ausnahmen zu, etwa bei ausdrücklicher Einwilligung. Verarbeitet ein Dienstleister die Daten im Auftrag, braucht es nach Artikel 28 einen Vertrag, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festlegt.

Videoverhandlung. Nach § 128a der Zivilprozessordnung kann eine mündliche Verhandlung als Videoverhandlung stattfinden, wenn Beteiligte oder Mitglieder des Gerichts per Bild- und Tonübertragung teilnehmen.

KI-Kompetenz. Wer KI-Systeme betreibt, muss nach Artikel 4 der KI-Verordnung in der seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz des Personals unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau für jede einzelne Person schuldet der Betrieb nicht. Mehr dazu im Beitrag zur KI-Schulungspflicht nach Artikel 4.

JourF’x beschreibt Datenschutz als Teil des Systems: Hosting ausschließlich in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, revisionssichere Protokollierung aller Zugriffe, rollenbasierte Rechte und definierte Löschfristen. Die KI läuft laut Website isoliert auf Servern in Deutschland. Warum der Betriebsort bei sensiblen Daten zählt, erklärt unser Beitrag zu lokaler KI.

Übertragbar

Was können andere Organisationen aus dem Projekt lernen?

Dokumentation dort entstehen lassen, wo die Information entsteht. Jede Nachbearbeitung aus dem Gedächtnis kostet Zeit und Genauigkeit. Wer Gespräche ohnehin digital führt, kann das Protokoll gleich im selben System erzeugen.

Zugang einfach halten. Ein Code statt eines Kontos senkt die Hürde für Menschen, die ein System nur einmal nutzen. Das gilt für Patienten, Bürger und Kunden gleichermaßen.

Der Mensch zeichnet ab. KI-Entwürfe sparen Tipparbeit, aber die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei der Person, die das Gespräch geführt hat. Das sollte im Ablauf sichtbar sein, etwa durch Freigabe oder Signatur. Wie das in der Praxisverwaltung aussehen kann, beschreibt KI nutzen für die Arztpraxis. Wie strukturierte Nachweise in einer ganz anderen Branche helfen, zeigt die Referenz Defence:Connect.

Häufige Fragen

Häufige Fragen

Was ist JourF’x?

JourF’x ist ein System für vertrauliche Videogespräche, in dem die Dokumentation während des Termins entsteht. Es umfasst Vorbereitung, Gespräch und Ablage und richtet sich an Medizin, Recht, öffentlichen Dienst, Hochschulen und Unternehmen.

Müssen Teilnehmer sich registrieren?

Nein. Laut Website nehmen Teilnehmer über einen zeitlich begrenzten Code teil, ohne Registrierung, Passwort oder Software-Installation.

Entscheidet die KI über Inhalte?

Nein. Die KI schreibt mit, fasst zusammen und schlägt relevante Inhalte vor. Die fachliche, juristische oder inhaltliche Bewertung bleibt beim Menschen, der das Gespräch führt.

Wo werden die Daten gespeichert?

Laut Website ausschließlich in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und revisionssicherer Protokollierung aller Zugriffe.

Darf ich als Arzt oder Anwalt einen Dienst für Gesprächsdokumentation nutzen?

§ 203 StGB erlaubt, Geheimnisse gegenüber Personen zu offenbaren, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das erforderlich ist. Klären Sie, wie der Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, und schließen Sie für personenbezogene Daten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Im Einzelfall beraten Kammer oder Datenschutzbeauftragter.

Kann ich die Protokolle weiterverwenden?

Laut Website werden Dokumente versioniert und dem Vorgang zugeordnet abgelegt, auf Wunsch qualifiziert signiert, und lassen sich in bestehende Systeme übernehmen, etwa in gängige Fachverfahren der Verwaltung.

Was jetzt

So bringen Sie Gespräch und Dokumentation zusammen

  1. 01

    Gespräche sammeln

    Notieren Sie, welche Gespräche in Ihrer Organisation regelmäßig ein Protokoll, einen Vermerk oder ein Gutachten nach sich ziehen.

  2. 02

    Anforderungen klären

    Prüfen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, welche Daten betroffen sind, ob die Schweigepflicht greift und welcher Vertrag mit dem Anbieter nötig ist.

  3. 03

    Ablauf testen

    Probieren Sie an einigen Terminen aus, ob die Dokumentation im Gespräch entsteht und wer sie prüft und freigibt. Eine Demo bietet die Website von JourF’x.

  4. 04

    Team befähigen

    Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit KI-Protokollen und im Prüfen der Entwürfe. Bei Bedarf unterstützen wir mit einer KI-Schulung oder einem betriebseigenen KI-Agentensystem.

Vertrauliche Gespräche brauchen ein Dokument, auf das man sich später verlassen kann. JourF’x lässt es im Gespräch selbst entstehen, und die KI nimmt dabei Tipparbeit ab, ohne dem Menschen die Verantwortung für den Inhalt abzunehmen.

oder anrufen: +49 151 1576 5566

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