KI in der Arztpraxis:Entlastung am Empfang,nicht im Sprechzimmer

KI in der Arztpraxis entlastet vor allem die Organisation: Telefonassistenten nehmen Anrufe an und vergeben Termine, KI-Chats entwerfen Praxistexte und Mails, und Diktate lassen sich schneller in geordnete Dokumentation überführen. Medizinische Entscheidungen bleiben bei Ärztinnen und Ärzten. Weil Praxen mit Gesundheitsdaten arbeiten, gelten dabei besondere Regeln: die Schweigepflicht nach § 203 StGB und Artikel 9 DSGVO.

Nikolai Schöbel und Jeremias Burger

Co-Founder der Scalableloops GmbH. Nikolai Schöbel verantwortet Online-Marketing und KI-Strategie, Jeremias Burger die KI-Architektur. Beide bauen und schulen KI-Systeme im eigenen Agenturalltag.

Wie entlastet ein KI-Telefonassistent die Anmeldung?

Das Telefon ist in vielen Praxen der größte Störfaktor am Empfang. Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, versteht das Anliegen in normaler Sprache und erledigt Standardfälle selbst. Anbieter wie Doctolib beschreiben ihren Assistenten so: Er nimmt Anrufe an, bucht, verschiebt oder sagt Termine ab und nimmt Anliegen wie Rezept- oder Überweisungswünsche für das Team auf.

Für die Einführung sind drei Fragen entscheidend. Erstens: Was darf der Assistent selbst erledigen, und was geht immer an einen Menschen? Alles, was nach einem Notfall klingt oder medizinische Einschätzung verlangt, gehört nicht in die Hand der KI, sondern wird sofort weitergeleitet oder mit einem klaren Hinweis auf den Notruf beantwortet. Zweitens: Wie kommt eine Nachricht beim Team an, und wer bearbeitet sie bis wann? Drittens: Welche Daten fragt der Assistent ab, und wo werden sie gespeichert?

Hinzu kommt eine gesetzliche Pflicht. Seit dem 2. August 2026 gilt Artikel 50 der KI-Verordnung: Wer mit einem KI-System direkt interagiert, muss darüber informiert werden, sofern das nicht offensichtlich ist. Für die Praxis heißt das: Der Assistent sagt zu Beginn des Gesprächs, dass hier eine KI spricht. Mehr dazu im Beitrag zur KI-Kennzeichnungspflicht für Chatbots. Viele Grundsätze aus dem Kundenservice anderer Branchen gelten auch hier, siehe KI nutzen für den Kundenservice.

Wie unterstützt KI die Dokumentation, ohne Verantwortung abzugeben?

In der Dokumentation kann KI Schreibarbeit abnehmen: Diktate werden zu Text, lose Stichpunkte zu einer geordneten Gliederung, wiederkehrende Schreiben zu Entwürfen. Der medizinische Inhalt kommt dabei immer von der Ärztin oder dem Arzt, und jede Zeile wird vor der Ablage gelesen. Die KI ordnet und formuliert, sie ergänzt nichts.

Das gilt besonders für Formulierungen, die fachlich klingen. Sprachmodelle können überzeugend schreiben und trotzdem etwas hinzufügen, das nie gesagt wurde. Geben Sie deshalb eine klare Anweisung mit: „Übertrage dieses Diktat in einen gegliederten Text. Übernimm alle Angaben wörtlich, ergänze nichts, fasse nichts zusammen und markiere unverständliche Stellen mit UNKLAR.“

Entscheidend ist, wo diese Arbeit stattfindet. Diktate mit Patientenbezug gehören nicht in einen frei zugänglichen KI-Chat, sondern in ein System mit Vertrag, Geheimhaltungsverpflichtung und geklärtem Speicherort. Manche Praxen prüfen dafür Lösungen, die im eigenen Netz laufen; Vor- und Nachteile beschreiben wir im Beitrag zur lokalen KI. Für Teambesprechungen ohne Patientendaten finden Sie Hinweise unter KI nutzen für Besprechungsprotokolle.

Was bedeuten Schweigepflicht und DSGVO für KI in der Praxis?

Gesundheitsdaten gehören nach Artikel 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt. Eine der Ausnahmen betrifft die Gesundheitsversorgung und Behandlung, verbunden mit der Bedingung, dass Fachpersonal die Daten verarbeitet, das einem Berufsgeheimnis unterliegt, oder Personen, die zur Geheimhaltung verpflichtet sind.

Hinzu kommt das Strafrecht. Nach § 203 StGB macht sich strafbar, wer als Arzt ein anvertrautes Geheimnis unbefugt offenbart. Das Gesetz erlaubt es, externe Dienstleister einzubinden, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Die Praxis muss aber dafür sorgen, dass diese Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet werden; unterbleibt das, kann sich die Praxis selbst strafbar machen.

Für KI-Werkzeuge bedeutet das in der Praxis: Patientendaten gehören nie in ein privates KI-Konto. Bei jedem Anbieter, der Patientendaten verarbeitet, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO und eine Verpflichtung zur Geheimhaltung. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob beides vorliegt, wo die Daten gespeichert werden und ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist. Die Datenschutzkonferenz geht in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 davon aus, dass eine solche Abschätzung beim Einsatz von KI vielfach erforderlich ist.

Was verlangt die KI-Verordnung von Praxisinhabern?

Neben Artikel 50 betrifft Praxen vor allem Artikel 4 der KI-Verordnung. Er gilt seit dem 2. Februar 2025, seit dem 27. Juli 2026 in der Fassung des Digital Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744. Wer KI-Systeme einsetzt, muss danach Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz des Personals unterstützen. Das gilt unabhängig von Größe und Fachrichtung, also auch für die Einzelpraxis mit drei Mitarbeiterinnen am Empfang.

Ein bestimmtes Kompetenzniveau je Person verlangt die Verordnung nicht mehr, eine bestimmte Schulungsform oder ein Zertifikat schreibt sie nicht vor. Sinnvoll ist eine kurze Einweisung am konkreten Werkzeug: was es kann, wo es sich irrt, welche Daten tabu sind und wer welche Entscheidung trifft. Halten Sie fest, was Sie dazu getan haben. Einzelheiten erklären wir im Beitrag zur KI-Schulungspflicht nach Artikel 4.