Voicebot undKI-Telefonassistent

Wir entwickeln KI-Sprachsysteme, die Anrufe annehmen, Anliegen verstehen und Gespräche strukturiert festhalten. Ihr Team bekommt das Ergebnis, nicht die Tipparbeit.

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Anfrage

Nikolai Schöbel und Jeremias Burger, Co-Founder Scalableloops

Sprechen wir über Ihr Projekt.

Erst prüfen wir, ob das Vorhaben zu Ihrem Geschäftsmodell passt. Dann folgt ein Vorschlag mit Phasen und Aufwand.

Voicebot-Projekt anfragen oder anrufen: +49 151 1576 5566

Voicebot

Ein Voicebot ist ein KI-System, das gesprochene Sprache versteht und selbst antwortet, am Telefon, in der Praxis am Empfang oder im Videogespräch. Anders als ein klassisches Sprachmenü mit „Drücken Sie die 1“ führt ein KI-Telefonassistent ein freies Gespräch, fragt nach und hält das Ergebnis strukturiert fest. Scalableloops entwickelt solche Sprachsysteme für Unternehmen, bei denen viele Anrufe mit wiederkehrenden Anliegen eingehen und Dokumentation Zeit kostet. Im Gesundheitswesen ist unser KI-Sprachassistent bereits in einer Arztpraxis im Einsatz.

In Kürze

Ein Voicebot versteht freie Sprache und antwortet selbst, statt Anrufer durch ein Tastenmenü zu schicken.
Wir bauen Sprachsysteme für Telefonannahme, Terminanliegen, Vorab-Einordnung und Gesprächsmitschrift.
Wer mit einer KI spricht, muss das nach Art. 50 der KI-Verordnung erfahren, sofern es nicht offensichtlich ist.
Gespräche aufzuzeichnen ist ohne Befugnis nach § 201 StGB strafbar; das planen wir vor dem ersten Anruf mit ein.

Stand 30.09.2026Scalableloops GmbH, EggenfeldenLesezeit 7 min

Nikolai Schöbel und Jeremias Burger

Co-Founder der Scalableloops GmbH. Nikolai Schöbel verantwortet Online-Marketing und KI-Strategie, Jeremias Burger die KI-Architektur. Beide bauen und schulen KI-Systeme im eigenen Agenturalltag.

Auf dieser Seite

Was ist ein Voicebot und was unterscheidet ihn vom Sprachmenü?
Wofür lohnt sich ein KI-Telefonassistent?
Wie sieht ein Voicebot in unseren Projekten aus?
Was gilt rechtlich für Voicebots in Deutschland?
Häufige Fragen
So entsteht Ihr Voicebot
Woher die Angaben auf dieser Seite stammen

Begriff

Was ist ein Voicebot und was unterscheidet ihn vom Sprachmenü?

Ein Voicebot verbindet drei Fähigkeiten: Er wandelt Sprache in Text um, versteht die Absicht dahinter und antwortet in Echtzeit wieder mit gesprochener Sprache, über eine synthetische Stimme (Text-to-Speech). Das klassische Sprachmenü kennt dagegen nur feste Pfade. Wer sein Anliegen nicht in eine der vorgegebenen Kategorien pressen kann, landet in der Warteschleife oder legt auf.

Ein KI-Telefonassistent geht vom Anliegen des Anrufers aus. Er fragt nach, wenn etwas fehlt, fasst zusammen und entscheidet anhand fester Regeln, was er selbst erledigt und wann ein Mensch übernimmt. Der Unterschied zu einem Chatbot liegt vor allem im Kanal: Gesprochene Sprache ist schneller, ungeordneter und voller Fachbegriffe, die ein allgemeines Sprachmodell oft nicht kennt.

Wie KI-Agenten grundsätzlich arbeiten und wo sie sich vom Chatbot abgrenzen, erklären wir im Beitrag KI-Agent: Was er ist und was ihn vom Chatbot unterscheidet.

Einsatz

Wofür lohnt sich ein KI-Telefonassistent?

Ein Voicebot lohnt sich dort, wo viele Anrufe mit ähnlichen Anliegen eingehen und jedes Gespräch anschließend dokumentiert werden muss. Im Kundenservice entlastet er Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Routine, die Weiterleitung an die richtige Person bleibt dabei in Ihrer Hand. Die folgende Übersicht zeigt, welche Aufgaben sich gut eignen und wo wir bewusst beim Menschen bleiben.

Aufgabe	Eignung	Worauf es ankommt
Anrufe annehmen und Anliegen erfassen	gut	klare Übergabe an Ihr Team, sobald das Anliegen erfasst ist
Terminwünsche aufnehmen	gut	Integration in Ihren Kalender, Ihr CRM oder Ihre Praxissoftware
Vorab-Einordnung am Empfang	gut, mit Regeln	feste Kriterien, wann sofort ein Mensch übernimmt
Gesprächsmitschrift und Protokoll	gut	Fachvokabular der Branche, Freigabe durch den Menschen
Beschwerden, Konflikte, Kündigungen	eingeschränkt	Voicebot nimmt auf, ein Mensch führt das Gespräch
Medizinische oder rechtliche Beratung	nein	bleibt beim Fachpersonal

Praxis

Wie sieht ein Voicebot in unseren Projekten aus?

Für Arztpraxen haben wir einen KI-Sprachassistenten gebaut, der bereits in einer Praxis im Einsatz ist. Er schreibt Gespräche mit, erstellt eine strukturierte Anamnese und übernimmt eine erste Einordnung am Empfang. Er entlastet Empfang und Dokumentation, ohne dass die Praxis ihre bestehende Praxissoftware umbauen muss.

Bei JourF’x verantworten wir die KI für Fachkontext und Compliance. Dort entsteht aus einem Videogespräch in Medizin, Recht oder Verwaltung eine strukturierte, revisionssichere Dokumentation, von der Vorbereitung des Termins bis zum fertigen Protokoll.

Beide Projekte zeigen dasselbe Muster: Der Wert eines Sprachsystems entsteht nicht beim Zuhören, sondern bei dem, was danach im Dokument, im Kalender oder im Ticket steht.

Recht

Was gilt rechtlich für Voicebots in Deutschland?

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der KI-Verordnung. Wer ein KI-System anbietet, das direkt mit Menschen interagiert, muss es so gestalten, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, es sei denn, das ist aus Sicht einer verständigen Person offensichtlich. Für einen Voicebot heißt das in der Praxis: ein klarer Hinweis zu Beginn des Gesprächs. Details dazu im Beitrag KI-Kennzeichnungspflicht für Chatbots.

Dazu kommt das deutsche Strafrecht: Nach § 201 StGB macht sich strafbar, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Ob und wie ein Gespräch aufgezeichnet oder nur als Text verarbeitet wird, legen wir deshalb vor dem ersten Anruf fest, zusammen mit der datenschutzrechtlichen Grundlage und dem Speicherort. Wo Daten besonders schutzbedürftig sind, planen wir mit Hosting in Deutschland oder auf Ihren eigenen Servern, siehe Lokale KI im Unternehmen.

Häufige Fragen

Was kostet ein Voicebot?

Das hängt davon ab, wie viele Anliegen der Voicebot abdecken soll, welche Systeme angebunden werden und wie viele Anrufe er verarbeitet. Nach einem Gespräch erhalten Sie ein Angebot mit Phasen und Aufwand.

Muss ein Voicebot sagen, dass er eine KI ist?

Ja, in der Regel. Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung verlangt, dass Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System interagieren, sofern das nicht offensichtlich ist. Am Telefon ist es das meist nicht, deshalb gehört ein Hinweis an den Anfang des Gesprächs.

Darf ein KI-Telefonassistent Gespräche aufzeichnen?

Nur mit Befugnis. § 201 StGB stellt das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe. Wir klären vor dem Start, ob aufgezeichnet wird, welche Einwilligung nötig ist und ob eine reine Textverarbeitung genügt.

Ersetzt ein Voicebot mein Team am Telefon?

Nein. Er übernimmt wiederkehrende Anliegen und die Dokumentation. Konflikte, Beratung und alles, was Urteilskraft braucht, bleiben bei Ihrem Team.

Versteht der Voicebot Fachbegriffe?

Allgemeine Spracherkennung scheitert oft an Fachvokabular. Deshalb richten wir jedes Sprachsystem auf die Begriffe Ihrer Branche aus und prüfen die Erkennung an echten Gesprächsbeispielen, bevor es live geht.

Ablauf

So entsteht Ihr Voicebot

01
Anliegen erfassen
Wir hören uns an, welche Anrufe bei Ihnen eingehen und welche davon sich wiederholen.
02
Regeln und Recht
Wir legen fest, was der Voicebot selbst erledigt, wann ein Mensch übernimmt und wie Hinweis, Aufzeichnung und Datenschutz geregelt sind.
03
Pilot
Der Voicebot läuft mit einem begrenzten Kreis von Anliegen, Ihr Team prüft die Ergebnisse.
04
Ausbau
Was sich bewährt, erweitern wir; was nicht trägt, bleibt beim Menschen.