KI nutzen für · Buchhaltung · 26.09.2026
KI nutzen für
KI in der Buchhaltung

KI in der Buchhaltung:Schneller erfassen,selbst verantworten

KI liest Belege aus, schlägt Buchungen vor, gleicht Zahlungen ab und hilft bei Auswertungen. Hier lesen Sie, wie Sie dabei vorgehen, welche Werkzeugarten es gibt und warum die Verantwortung nach den GoBD bei Ihnen bleibt.

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Nikolai Schöbel und Jeremias Burger, Co-Founder Scalableloops

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Erst prüfen wir, ob das Vorhaben zu Ihrem Geschäftsmodell passt. Dann folgt ein Vorschlag mit Phasen und Aufwand.

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KI nutzen für · Buchhaltung

KI in der Buchhaltung übernimmt vor allem das Erfassen und Vorsortieren: Sie liest Belege aus, schlägt Buchungen vor und ordnet Zahlungen den passenden Rechnungen zu. Programme wie DATEV, Lexware Office oder sevdesk haben solche Funktionen eingebaut, allgemeine KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot helfen bei Auswertungen und Schreiben. Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Buchführung bleibt nach den GoBD beim Unternehmen, auch wenn eine KI mitarbeitet.

In Kürze
  • Buchhaltungsprogramme lesen Belegdaten wie Datum, Betrag und Lieferant automatisch aus und machen KI-gestützte Buchungsvorschläge.
  • Vorschläge landen zur Prüfung beim Menschen; DATEV kennzeichnet sie etwa als sicher, unsicher oder unvollständig.
  • Nach den GoBD ist allein der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich, auch bei Auslagerung an Dritte.
  • Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; strukturierte Rechnungsdaten müssen nicht mehr aus einem Bild gelesen werden.
Veröffentlicht 26.09.2026Nikolai Schöbel und Jeremias BurgerLesezeit 10 min
Nikolai SchöbelJeremias Burger

Nikolai Schöbel und Jeremias Burger

Co-Founder der Scalableloops GmbH. Nikolai Schöbel verantwortet Online-Marketing und KI-Strategie, Jeremias Burger die KI-Architektur. Beide bauen und schulen KI-Systeme im eigenen Agenturalltag.

Auf dieser Seite
  1. Welche Aufgaben in der Buchhaltung kann KI übernehmen?
  2. Wie funktioniert KI bei Belegerfassung und Buchungsvorschlägen?
  3. Was ändert die E-Rechnung für KI in der Buchhaltung?
  4. Wie helfen ChatGPT, Claude oder Copilot bei Auswertungen und Schreibarbeit?
  5. Wer trägt die Verantwortung, wenn die KI falsch bucht?
  6. Welche Buchhaltungsdaten dürfen in einen KI-Chat?
  7. Welche Fehler sollten Sie beim KI-Einsatz in der Buchhaltung vermeiden?
  8. Häufige Fragen
  9. So starten Sie mit KI in der Buchhaltung
  10. Woher die Angaben auf dieser Seite stammen
Überblick

Welche Aufgaben in der Buchhaltung kann KI übernehmen?

In der Buchhaltung wiederholen sich viele Schritte: Beleg annehmen, Daten abtippen, Konto zuordnen, Zahlung suchen, Differenzen klären. Genau hier setzt KI an. Sie nimmt keine Buchhaltung ab, sie beschleunigt die Vorarbeit, damit sich Ihr Team auf Prüfung und Klärung konzentrieren kann.

Dabei gibt es zwei Arten von Werkzeugen. Eingebaute KI in Buchhaltungsprogrammen arbeitet direkt mit Ihren Belegen und Konten. Allgemeine KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Microsoft Copilot kennen Ihre Buchhaltung nicht, helfen aber beim Auswerten von Tabellen, beim Formulieren von Zahlungserinnerungen und beim Erklären von Sachverhalten. Die Übersicht zeigt, wer was übernimmt.

AufgabeWas die KI übernimmtWas beim Menschen bleibtWerkzeugart
Belege erfassenDatum, Betrag, Belegnummer und Lieferant auslesen und vorausfüllenAusgelesene Daten prüfen und bestätigenBuchhaltungsprogramm, etwa sevdesk oder Lexware Office
KontierenBuchungsvorschlag auf Basis früherer BuchungenVorschlag annehmen oder korrigieren, Sonderfälle klärenBuchhaltungsprogramm, in Kanzleien etwa DATEV
Zahlungen zuordnenPassende Beleg-Zahlungs-Paare vorschlagenZuordnungen bestätigen, offene Posten klärenBuchhaltungsprogramm
AuswertenTabellen analysieren, Abweichungen erklären, Diagramme vorschlagenZahlen nachrechnen, Schlüsse ziehenMicrosoft Copilot in Excel oder ein KI-Chat mit exportierten Daten
KorrespondenzZahlungserinnerungen und Rückfragen an Lieferanten entwerfenBeträge und Fristen prüfen, versendenKI-Assistent
Belege

Wie funktioniert KI bei Belegerfassung und Buchungsvorschlägen?

Sie laden einen Beleg hoch, fotografieren ihn mit der App oder leiten ihn per Mail weiter. Die Software liest die Inhalte aus und füllt die Felder vor. sevdesk nennt dafür Belegdatum, Rechnungsnummer, Betrag, Mehrwertsteuer und Lieferant und macht für die Buchungskategorie einen KI-gestützten Vorschlag, der aus Ihren bisherigen Zuordnungen lernt. Lexware Office liest unter anderem Belegtyp, Kontakt, Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeit und Betrag aus und ordnet Belege den passenden Bankumsätzen zu.

Wichtig ist, was danach passiert: Der Beleg ist noch nicht gebucht. Bei Lexware Office landet er im Status „Zu prüfen“, bei sevdesk als Entwurf, der geprüft oder bearbeitet werden muss. Für Steuerkanzleien bietet DATEV den Automatisierungsservice Rechnungen an, der Buchungsvorschläge erzeugt und sie als sicher, unsicher oder unvollständig kennzeichnet. Als sicher eingestufte Belege lassen sich automatisch buchen, alle anderen brauchen einen Blick.

Für die Praxis heißt das: Entscheiden Sie bewusst, welche Belege automatisch durchlaufen dürfen. Wiederkehrende Rechnungen desselben Lieferanten mit gleichem Konto sind ein guter Start. Neue Lieferanten, Anlagegüter, Bewirtungen, Rechnungen mit mehreren Steuersätzen oder ausländische Rechnungen bleiben besser in der manuellen Prüfung, bis Sie sehen, wie zuverlässig die Vorschläge sind.

Die Systeme lernen aus Ihren Bestätigungen und Korrekturen. Das ist ein Vorteil, aber auch ein Risiko: Wer einen falschen Vorschlag mehrmals durchwinkt, bringt der Software den Fehler bei. Korrigieren Sie deshalb konsequent, statt falsche Vorschläge hinzunehmen und später umzubuchen.

E-Rechnung

Was ändert die E-Rechnung für KI in der Buchhaltung?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine per Mail verschickte PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.

Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen. Kleinbeträge bis 250 Euro sind ausgenommen.

Für die KI bedeutet das eine Verschiebung. Bei einer E-Rechnung stehen Datum, Betrag und Steuersatz bereits maschinenlesbar in der Datei, das Auslesen aus einem Bild entfällt. Die Arbeit verlagert sich auf das, was danach kommt: Kontierung, Zuordnung zu Bestellungen und Zahlungen, Klärung von Abweichungen. Hier bleiben Buchungsvorschläge nützlich.

Auch die Aufbewahrung wird einfacher. Nach der geänderten Fassung der GoBD vom 14. Juli 2025 reicht es bei E-Rechnungen, den strukturierten Teil aufzubewahren. Den menschenlesbaren Teil, etwa das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Informationen enthält, die vom strukturierten Teil abweichen oder darüber hinausgehen.

Auswertung

Wie helfen ChatGPT, Claude oder Copilot bei Auswertungen und Schreibarbeit?

Allgemeine KI-Assistenten sind keine Buchhaltungsprogramme, aber sie sparen Zeit rund um die Buchhaltung. Microsoft nennt für Copilot unter anderem das Analysieren von Daten in Excel. Mit einem KI-Chat können Sie eine exportierte Tabelle hochladen und Fragen stellen. Wie das im Detail geht, zeigt der Artikel KI für Excel und Datenanalyse.

Eine Anweisung für eine Abweichungsanalyse könnte so lauten: „Hier ist die Summen- und Saldenliste für August 2026 und August 2025 als Tabelle. Zeige mir die zehn Konten mit der größten absoluten Veränderung, sortiert nach Betrag. Schlage für jedes Konto mögliche Ursachen vor, die ich prüfen sollte, und kennzeichne sie ausdrücklich als Vermutung.“

Für die Korrespondenz eignet sich etwa: „Schreibe eine freundliche erste Zahlungserinnerung zu Rechnung 2026-0412 über 1.380 Euro, fällig am 15.09.2026. Sachlicher Ton, kein Mahngebührenhinweis, Bitte um Zahlung innerhalb von sieben Tagen oder kurze Rückmeldung, falls die Rechnung nicht vorliegt.“ Beträge und Daten tragen Sie selbst ein und prüfen sie vor dem Versand. Mehr zu Anweisungen für Texte lesen Sie im Artikel KI für Texte nutzen.

Eine Grenze sollten Sie kennen: Sprachmodelle können Zahlen falsch wiedergeben oder Summen falsch bilden, auch wenn die Antwort sicher klingt. Rechnen Sie jede Zahl, die Sie weiterverwenden, im Tabellenprogramm nach. Nutzen Sie die KI für Fragen und Entwürfe, nicht als Rechenwerk für Ihre Abschlusszahlen.

GoBD

Wer trägt die Verantwortung, wenn die KI falsch bucht?

Sie. Die GoBD, also die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, sind hier eindeutig: Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der eingesetzten Verfahren ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Das gilt ausdrücklich auch, wenn Buchführungsaufgaben ganz oder teilweise an Dritte ausgelagert sind, etwa an einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum. Eine KI, die Belege vorbucht, ändert daran nichts.

Aus den GoBD folgen drei Punkte, die für den KI-Einsatz besonders wichtig sind:

  1. 01

    01

    Kontrollen einrichten

    Die GoBD verlangen, dass Sie Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren, etwa Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennung und Plausibilitätsprüfungen bei der Erfassung. Die Prüfung von KI-Vorschlägen gehört genau hierhin.

  2. 02

    02

    Unveränderbarkeit wahren

    Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Korrekturen an Vorschlägen erfolgen vor der Festschreibung oder nachvollziehbar protokolliert im Buchhaltungsprogramm, nicht in einer losen Tabelle.

  3. 03

    03

    Verfahren dokumentieren

    Für jedes eingesetzte DV-System braucht es eine Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse nachvollziehbar sind. Beschreiben Sie darin auch, welche Belege automatisch gebucht werden und wer Vorschläge prüft.

Datenschutz

Welche Buchhaltungsdaten dürfen in einen KI-Chat?

Rechnungen, Kontoauszüge und offene Posten enthalten personenbezogene Daten, etwa Namen von Kunden, Einzelunternehmern oder Beschäftigten. Für Buchhaltungsprogramme mit eingebauter KI schließen Sie mit dem Anbieter ohnehin einen Vertrag. Bei allgemeinen KI-Chats ist Vorsicht geboten: Nutzen Sie für Firmendaten nur ein Geschäftskonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, dass Arbeitgeber Konten und Geräte für die berufliche Nutzung stellen, statt Beschäftigte mit privaten Konten arbeiten zu lassen.

Für viele Auswertungen braucht die KI keine Namen. Eine Summen- und Saldenliste oder eine Kostenstellenauswertung lässt sich ohne Personendaten analysieren. Ersetzen Sie Kundennamen vor dem Hochladen durch Nummern, wenn sie für die Frage keine Rolle spielen. Wer Buchhaltungsdaten gar nicht aus dem Haus geben möchte, findet im Beitrag zur lokalen KI einen Weg dazu.

Und denken Sie an die Aufbewahrung: Nach § 147 AO sind Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre aufzubewahren. Ein Chatverlauf ist kein Archiv. Was steuerlich relevant ist, gehört in Ihr Buchhaltungsprogramm oder Ihr revisionssicheres Archiv.

Praxis

Welche Fehler sollten Sie beim KI-Einsatz in der Buchhaltung vermeiden?

Die meisten Fehler entstehen, wenn Automatik mit Kontrolle verwechselt wird. Vier Punkte helfen beim Start:

Alles automatisch buchen lassen. Beginnen Sie mit eindeutigen, wiederkehrenden Belegen und erweitern Sie erst, wenn die Vorschläge über Wochen stimmen.

Zahlen aus dem Chat übernehmen. Was ein Sprachmodell ausrechnet, rechnen Sie nach. Abschlusszahlen entstehen im Buchhaltungsprogramm.

Verfahrensdokumentation vergessen. Wenn eine KI Teil Ihres Buchhaltungsablaufs ist, gehört sie in die Beschreibung des Verfahrens, einschließlich der Frage, wer Vorschläge freigibt.

Team nicht einweisen. Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 27. Juli 2026 in geänderter Fassung: Betriebe, die KI einsetzen, müssen Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz unterstützen. Für die Buchhaltung heißt das: wissen, wo die Vorschläge typischerweise danebenliegen und welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Mehr dazu im Beitrag zur KI-Schulungspflicht nach Artikel 4. Wo mehrere Schritte zusammenhängen, etwa Beleg annehmen, zuordnen und Rückfrage vorbereiten, kann ein KI-Agent Arbeit bündeln, auch dann gibt ein Mensch frei.

Häufige Fragen

Häufige Fragen

Kann KI die Buchhaltung komplett übernehmen?

Nein. KI liest Belege aus, schlägt Buchungen vor und ordnet Zahlungen zu. Die Prüfung, Sonderfälle und die Verantwortung bleiben beim Unternehmen. Nach den GoBD ist allein der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich, auch wenn Aufgaben an Dritte ausgelagert sind.

Ist automatisches Buchen mit KI GoBD-konform?

Es kann GoBD-konform sein, wenn Kontrollen eingerichtet und protokolliert sind, Buchungen nachvollziehbar bleiben und das Verfahren dokumentiert ist. Programme wie DATEV kennzeichnen Vorschläge als sicher, unsicher oder unvollständig; nur als sicher eingestufte Belege lassen sich dort automatisch buchen. Legen Sie fest, welche Belege das betrifft, und halten Sie es in der Verfahrensdokumentation fest.

Darf ich Rechnungen in ChatGPT hochladen?

Mit einem privaten Konto sollten Sie das nicht tun, denn Rechnungen enthalten oft personenbezogene Daten. Nutzen Sie ein Geschäftskonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag, oder entfernen Sie Namen, wenn sie für Ihre Frage keine Rolle spielen. Die Rechnung selbst gehört in Ihr Buchhaltungsprogramm, nicht in den Chatverlauf.

Braucht man bei E-Rechnungen noch Belegerkennung?

Weniger. Bei E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD stehen die Daten bereits strukturiert in der Datei. Die KI hilft dann vor allem bei Kontierung, Zuordnung zu Zahlungen und Klärung von Abweichungen. PDF-Rechnungen per Mail gelten nicht als E-Rechnung und werden weiter ausgelesen.

Welche Programme bieten KI in der Buchhaltung?

Beispiele sind sevdesk und Lexware Office mit automatischer Belegerkennung und KI-gestützten Vorschlägen sowie DATEV mit dem Automatisierungsservice Rechnungen für Steuerkanzleien. Für Auswertungen eignen sich Microsoft Copilot in Excel oder KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude und Gemini mit Geschäftskonto.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren, wenn die KI sie erfasst hat?

Die Fristen ändern sich durch KI nicht. Nach § 147 AO gelten für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre. Bei E-Rechnungen reicht nach den GoBD in der Regel die Aufbewahrung des strukturierten Teils.

Was jetzt

So starten Sie mit KI in der Buchhaltung

  1. 01

    Bestand prüfen

    Klären Sie, welche KI-Funktionen Ihr Buchhaltungsprogramm schon mitbringt und ob Ihre Steuerkanzlei mit automatischen Buchungsvorschlägen arbeitet.

  2. 02

    Klein anfangen

    Lassen Sie zuerst wiederkehrende, eindeutige Belege automatisch vorschlagen und prüfen Sie die Trefferquote einige Wochen lang, bevor Sie erweitern.

  3. 03

    Kontrolle festlegen

    Bestimmen Sie, wer Vorschläge prüft und freigibt, und ergänzen Sie Ihre Verfahrensdokumentation um den KI-Einsatz.

  4. 04

    Abläufe verbinden

    Wo Belegeingang, Zuordnung und Rückfragen noch von Hand laufen, unterstützt Scalableloops mit einem KI-Agentensystem, das mit Ihren vorhandenen Programmen arbeitet, oder mit einer KI-Schulung für Ihr Team.

KI nimmt der Buchhaltung das Abtippen und Suchen ab und lässt mehr Zeit für Prüfung und Klärung. Die Verantwortung für richtige Bücher wandert dabei nicht mit, deshalb gehören klare Kontrollen und eine aktuelle Verfahrensdokumentation von Anfang an dazu.

oder anrufen: +49 151 1576 5566

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