Die Shopware Warenwirtschaftso anbinden, dass Beständeund Bestellungen stimmen

Datenfluss

Welche Daten fließen zwischen Shopware und Warenwirtschaft?

Zwischen Shopware und Warenwirtschaft laufen typischerweise Artikelstammdaten, Bestände und Preise vom ERP in den Shop, Bestellungen und Zahlungsstatus vom Shop ins ERP und Versand- und Rechnungsdaten wieder zurück. So beschreiben es Fachartikel zur ERP-Anbindung übereinstimmend.

Die Liste allein hilft aber wenig. Wichtiger ist eine Regel, die Sie vor der ersten Zeile Code aufschreiben: Für jede Datenart gibt es genau ein führendes System. Ändert die Kollegin im Marketing einen Preis direkt im Shop, während der Einkauf denselben Artikel im ERP neu kalkuliert, überschreibt der nächste Abgleich eine der beiden Änderungen, und welche das ist, entscheidet am Ende die Reihenfolge, in der die Daten ankommen. Halten Sie die Zuordnung deshalb schriftlich fest (eine Tabelle reicht, welches Feld im Shop welchem Feld im ERP entspricht).

Kundendaten sind der Sonderfall. Neue Kunden legen sich im Shop selbst an, Konditionen und Kundengruppen pflegt dagegen oft das ERP, und beide Seiten müssen denselben Menschen wiedererkennen, auch wenn er beim zweiten Kauf eine neue Lieferadresse angibt. Dafür braucht es einen gemeinsamen Schlüssel, etwa die Kundennummer, sonst entstehen Dubletten. Wer Händlern eigene Preise und Kundengruppen gibt, findet dazu mehr in unserem Beitrag zu Shopware B2B.

Wege

Welche Wege gibt es für eine Shopware ERP-Anbindung?

Für eine Shopware ERP-Anbindung gibt es im Kern vier Wege: einen fertigen Connector aus dem Shopware Store, eine Middleware zwischen den Systemen, eine eigene Schnittstelle über die Admin-API oder eine App, die über Webhooks von Ereignissen im Shop erfährt. Man muss sich übrigens nicht für genau einen entscheiden, denn ein Connector für die Bestellungen verträgt sich gut mit einem kleinen eigenen Abgleich für die Sonderfälle, die er nicht abdeckt.

Läuft Ihr Shop in der Shopware Cloud, fällt die Entscheidung kürzer aus. Dort werden laut Shopware nur Apps unterstützt, eine Anbindung, die als Plugin im Shop sitzt, scheidet also aus. Mehr zum Unterschied zwischen beiden Formen steht in unserem Beitrag Shopware-Plugin kaufen oder bauen lassen.

1. schnell startklarFertiger ConnectorEin Hersteller oder Anbieter liefert die Anbindung als Erweiterung. Sie zahlen Miete und bekommen einen festen Funktionsumfang, der zu Ihren Abläufen passen muss.
2. flexibel im MappingMiddlewareEine eigene Integrationsschicht zwischen ERP und Shop übersetzt die Felder. Sinnvoll, wenn mehrere Systeme beteiligt sind, etwa ERP, Marktplätze und Shop.
3. volle KontrolleEigene SchnittstelleEin Dienst liest und schreibt über die Admin-API genau die Daten, die Sie brauchen. Wartung und Anpassung bei Updates liegen bei Ihnen oder Ihrem Entwickler.
4. ereignisgesteuertApp mit WebhooksShopware meldet Ereignisse wie neue oder geänderte Bestellungen an eine Adresse, die Sie festlegen. Der Abgleich startet dann nicht nach Uhrzeit, sondern dann, wenn etwas passiert.

Technik

Was leistet die Shopware Admin API für die Warenwirtschaft?

Die Shopware Admin API ist die Schnittstelle, über die externe Systeme wie eine Warenwirtschaft Produkte, Bestellungen, Kunden und andere Daten lesen und schreiben. Shopware beschreibt sie ausdrücklich als Oberfläche für Integrationen, Automatisierung und Datenabgleich, mit Lese- und Schreibzugriff auf jede Entität.

Den Zugang legen Sie in der Administration unter Einstellungen, System, Integrationen an. Dort entstehen eine Zugangs-ID und ein geheimer Schlüssel, mit denen sich das ERP oder die Middleware per OAuth einen Token holt. Geben Sie dieser Integration nur die Rechte, die der Abgleich wirklich braucht, und legen Sie für jedes angebundene System eine eigene an: Wenn später in einem Artikel ein falscher Bestand steht, sehen Sie dann, welches System ihn geschrieben hat, und können genau diesen einen Zugang sperren, während Marktplatz und Versand ungestört weiterlaufen.

Für große Datenmengen gibt es den Sync-Endpunkt. Er nimmt viele Schreibvorgänge in einer Anfrage an, legt Datensätze an oder aktualisiert sie und kann auch löschen. Scheitert ein einzelner Schreibvorgang darin, rollt Shopware laut Dokumentation die ganze Anfrage zurück. Das klingt nach einem Detail und ist im Alltag eher ärgerlich, weil ein einziger Artikel mit fehlerhaftem Feld ein ganzes Paket von Bestandsänderungen aufhält, weshalb sich kleinere Pakete mit gezielter Wiederholung bewährt haben. Mit dem Header indexing-behavior lässt sich die Indexierung nach dem Import in eine Warteschlange verschieben, was den Server bei großen Importen entlastet. Solche Anbindungen über die Admin-API bauen wir in der Shopware-Entwicklung bei Scalableloops als eigene Integrationen und testen sie auf Shopware 6.6 und 6.7.

Abgrenzung

Shopware API: Wann Admin-API, wann Store-API?

Die Shopware API besteht für Integrationen aus zwei Teilen: Die Admin-API ist für Systeme im Hintergrund gedacht, die Store-API für alles, was Kunden sehen. Über die Store-API laufen Produktsuche, Warenkorb, Checkout und Kundenkonto, etwa für eine eigene Frontend-Anwendung, und sie meldet sich mit einem öffentlichen Zugangsschlüssel an statt mit OAuth.

Für eine Warenwirtschaft ist sie deshalb der falsche Weg, denn sie gibt bewusst nur heraus, was im Frontend gezeigt werden darf. Bestände setzen, Bestellungen abholen oder einen Status ändern gehört in die Admin-API.

Schickt Ihr Abgleich sehr viele Anfragen hintereinander, kommt die Ratenbegrenzung ins Spiel. Seit Shopware 6.4.6.0 gibt es einen eingebauten Rate Limiter, und wer zu viele Anfragen schickt, bekommt eine Antwort mit dem Statuscode 429. Fängt die Schnittstelle das nicht ab und versucht es später nicht erneut, gehen Daten verloren, und meistens merkt das erst jemand, wenn ein Kunde nach seiner Sendungsnummer fragt.

Bestellungen

Shopware Schnittstelle: Wie kommen Bestellungen und Status ins ERP?

Eine Shopware Schnittstelle holt Bestellungen entweder in festen Abständen ab oder lässt sich über Webhooks melden, sobald eine Bestellung angelegt oder geändert wurde. Webhooks gibt es für Apps: Shopware schickt bei einem Ereignis eine Anfrage an die Adresse, die in der App hinterlegt ist, und das ERP muss nicht alle paar Minuten nachfragen, ob sich etwas getan hat.

Bei den Status lohnt ein genauer Blick, denn eine Bestellung in Shopware hat mehr als einen. Technisch laufen getrennte Status für die Bestellung selbst, für die Zahlung und für die Lieferung, und jeder darf nur bestimmte Übergänge machen. Klären Sie deshalb, welcher Status im Shop welchen Vorgang im ERP auslöst. Soll das Lager schon eine Bestellung kommissionieren, die per Vorkasse noch gar nicht bezahlt ist, oder erst die bezahlte?

In die Gegenrichtung schreibt das ERP Versand und Sendungsnummer zurück, damit der Kunde sie im Konto und in der Versandbestätigung sieht. Am wenigsten Ärger macht eine einfache Aufteilung, bei der das ERP den Lieferstatus ändert und der Shop den Zahlungsstatus, und keines der beiden Systeme im Bereich des anderen herumschreibt.

Fehlerfälle

Wo entstehen Doppelbuchungen und falsche Bestände in der Shopware Warenwirtschaft?

Doppelbuchungen und falsche Bestände in der Shopware Warenwirtschaft entstehen fast immer an derselben Stelle, nämlich zwischen zwei Abgleichen. Fachartikel nennen als typische Fälle den verzögerten Bestandsabgleich, nach dem mehr verkauft wird als im Lager liegt, Teilretouren, Stornierungen nach dem Versand, manuelle Bestandskorrekturen und Bestandsänderungen, die genau während einer Bestellung passieren.

Gegen doppelte Bestellungen im ERP hilft ein eindeutiger Schlüssel. Die Schnittstelle merkt sich, welche Bestellnummer sie schon übertragen hat, und legt dieselbe Nummer kein zweites Mal an. Das fängt genau den Fall ab, der in der Praxis am häufigsten vorkommt: Ein Abgleich bricht mitten im Lauf ab, startet neu und holt dieselben Bestellungen noch einmal.

Bei den Beständen kommt es auf die Reihenfolge an. Schreibt das ERP einen absoluten Bestand in den Shop, bevor es die neuesten Shop-Bestellungen verarbeitet hat, fehlen diese Verkäufe in der Zahl, und der Shop verkauft Ware, die längst in einem Paket auf dem Weg zu jemand anderem ist. Prüfen Sie deshalb, wann Ihr Shop den Bestand bei einer Bestellung reduziert und wann das ERP ihn überschreibt. Testen Sie das mit einem Artikel, von dem nur noch ein Stück im Regal liegt (zwei Bestellungen kurz hintereinander zeigen schnell, ob die Reihenfolge stimmt).

Damit Fehler überhaupt auffallen, braucht jede Übertragung ein Protokoll. Gescheiterte Vorgänge gehören in eine Warteschlange, werden wiederholt und bleiben sichtbar, wenn auch die Wiederholung scheitert. Ein Abgleich, der laut abbricht, ist lästig, einer, der still scheitert, kostet Sie dagegen Wochen später eine Inventurdifferenz, die niemand mehr erklären kann.

Auswahl

Shopware Lexware, JTL und andere Connectoren: Woran erkennen Sie den passenden?

Für Shopware und Lexware gibt es im Shopware Store mehrere Erweiterungen, und gerade an ihnen sieht man, warum sich die Beschreibung genau zu lesen lohnt. Ein Teil davon überträgt Rechnungen und Gutschriften aus dem Shop nach Lexware Office, landet also in der Buchhaltung, ein anderer schickt Bestellungen in die Lexware Warenwirtschaft. Beides heißt Anbindung, und wer nur auf den Namen schaut, mietet vermutlich das Falsche.

Bei JTL ist es ähnlich. Der JTL-Connector unterstützt laut JTL Shopware 6 und tauscht Artikel, Kategorien und Kundendaten in beide Richtungen mit JTL-Wawi aus. Wir nennen beide Systeme als Beispiele, nicht als Empfehlung, denn welcher Connector passt, hängt an Ihrer Datenliste aus dem ersten Abschnitt.

Bei jedem Kandidaten lohnen dieselben Fragen. Welche Datenarten überträgt er, in welche Richtung und wie oft? Unterstützt er Ihre Shopware-Version, und gibt es ihn als App, falls Sie in der Cloud sind? Wo sehen Sie gescheiterte Übertragungen? Lässt er sich in einer Testumgebung mit echten Daten ausprobieren, bevor er im Live-Shop läuft, und wer passt ihn an, wenn eine neue Shopware-Version kommt? Was bei einem Shopware-Update mit Erweiterungen passiert, lesen Sie im eigenen Beitrag dazu.

Für den Anfang oder für die eine große Preisänderung im Jahr reicht manchmal das Bordmittel. Unter Einstellungen, Automatisierung, Import/Export lassen sich Produkte und andere Daten als CSV-Datei über Profile ein- und auslesen. Als laufender Abgleich mit der Warenwirtschaft taugt das nicht, als Brücke, bis die Schnittstelle steht, durchaus. Wenn Sie Ihre Datenliste einmal mit uns durchgehen möchten, nutzen Sie die kostenlose Shopware-Beratung.

Vor dem ersten Angebot

So bereiten Sie die Shopware ERP-Anbindung vor

1. 01Datenliste schreibenSchreiben Sie für jede Datenart auf, welches System führt, in welche Richtung sie fließt und wie schnell sie ankommen muss. Dazu gehört die Zuordnung, welches Feld im Shop welchem Feld im ERP entspricht, auch wenn das beim ersten Mal mühsam ist.
2. 02Fehlerfälle durchspielenNotieren Sie, was bei einer Teilretoure, einer Stornierung nach dem Versand und einem Artikel mit nur noch einem Stück passieren soll. An genau diesen drei Fällen messen Sie später jeden Connector und jedes Angebot.
3. 03Weg wählen und testenGehen Sie zuerst die fertigen Connectoren mit Ihrer Liste durch. Reicht keiner, lassen Sie eine Anbindung über die Admin-API bauen, und in beiden Fällen gilt: erst in einer Testumgebung ausprobieren, dann den Live-Shop umstellen.